Dit soort gesprekken beginnen vaak met de beste intenties. Maar zodra schaamte, oordeel, haast en reputatieangst het proces binnendringen, verdwijnt de zorgvuldigheid. Het gesprek verschuift van luisteren naar verdedigen en van onderzoeken naar bevestigen.

Opvang alleen is niet altijd voldoende

Juist daarom verbaast het mij dat in het gezamenlijke visiedocument van de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV) en het Huis voor Klokkenluiders van 8 juni jl. de begeleider beschuldigde feitelijk buiten beeld blijft als afzonderlijke deskundige route. Alsof begeleiding van beschuldigden volledig binnen het functiekader van de vertrouwenspersoon zou passen.

Ik begrijp de zorg over rolvervaging. Die zorg is terecht. De vertrouwenspersoon vervult een essentiële rol en moet beschermd worden tegen een steeds breder of onduidelijk mandaat. De kern van het vak ligt in opvang, luisteren, informeren en ondersteunen van melders of medewerkers die een dilemma ervaren rondom sociale veiligheid. Juist daarom is het opvallend dat een gespecialiseerde aanvullende rol voor de begeleider beschuldigde nauwelijks erkenning krijgt.

Niet meer taken voor de vertrouwenspersoon, maar heldere rolafbakening

Een beschuldiging verandert de dynamiek ingrijpend. Schaamte, angst voor gezichtsverlies en zorgen over positie en reputatie leiden vaak tot ontkenning of defensief gedrag. De eerste reactie is regelmatig: "Zo ben ik niet." Pas wanneer iemand zich niet direct veroordeeld voelt, ontstaat ruimte om eerlijk te kijken naar gedrag, impact en verantwoordelijkheid. Precies daar biedt het huidige functieprofiel van de vertrouwenspersoon onvoldoende basis. Niet omdat de vertrouwenspersoon tekortschiet, maar omdat intensieve begeleiding rondom reflectie, herstel en procesbewustzijn andere deskundigheid vraagt.

Goede begeleiding voorkomt verdere escalatie

Een begeleider beschuldigde helpt iemand zich voor te bereiden op gesprekken, emoties en defensieve reacties te herkennen, te luisteren zonder direct in de verdediging te schieten en te onderzoeken welke verantwoordelijkheid passend is wanneer intentie en impact uiteenlopen. Daarnaast kan de begeleider signaleren wanneer de zorgvuldigheid van het proces onder druk komt te staan en de organisatie daarop aanspreken, zonder advocaat, onderzoeker of tegenpartij van de melder te worden. Juist doordat iemand niet direct hoeft te vechten voor zijn positie, ontstaat eerder ruimte om verantwoordelijkheid te nemen voor de impact van het eigen gedrag. Daarmee wordt niet alleen verdere escalatie voorkomen, maar groeit ook de kans op herstel.

Dat vraagt kennis van groepsdynamiek, arbeidsverhoudingen, schaamte, reputatieschade, morele stress en escalatie. Ook vraagt dit het vermogen iemand scherp én zorgvuldig te spiegelen, zodat ruimte ontstaat voor reflectie, verantwoordelijkheid en, waar mogelijk, herstel.

Van de vertrouwenspersoon wordt terecht verwacht dat deze vertrouwelijkheid bewaakt, informeert over mogelijkheden en niet aan waarheidsvinding doet. Wanneer diezelfde vertrouwenspersoon een beschuldigde actief gaat voorbereiden op herstelgesprekken, defensieve patronen spiegelt of meedenkt over verantwoordelijkheid en herstel, verschuift de rol richting coaching en procesbegeleiding. Daarmee komt juist de rolzuiverheid van de vertrouwenspersoon onder druk te staan.

Natuurlijk kan een beschuldigde zich tot een vertrouwenspersoon wenden. Maar opvang alleen is niet altijd voldoende. Juist in complexe situaties is aanvullende deskundigheid nodig, met een eigen mandaat, eigen competenties en heldere grenzen. 

De werkgever bewaakt de kwaliteit van het proces

De werkgever heeft daarbij een belangrijke verantwoordelijkheid. Niet alleen voor de opvang van melders, maar voor een zorgvuldig proces voor alle betrokkenen. Juist omdat de werkgever zorgplicht heeft voor alle betrokkenen, is een zorgvuldig ingericht proces geen keuze, maar een verantwoordelijkheid. Dat vraagt om een heldere inrichting van rollen, zodat iedere professional vanuit de eigen expertise kan bijdragen aan sociale veiligheid.

In de praktijk zie ik wat er gebeurt wanneer die rol ontbreekt. Leidinggevenden leiden herstelgesprekken terwijl zij al positie hebben gekozen. HR voelt de druk om snel te handelen. Vertrouwenspersonen worden richting coaching of processturing getrokken. Ondertussen zit de beschuldigde vaak alleen en voelt ook de melder zich onvoldoende gehoord doordat het proces chaotisch verloopt. Zo ontstaat een pijnlijke paradox: iedereen wil sociale veiligheid beschermen, maar het proces zelf creëert nieuwe onveiligheid.

Duidelijke rollen maken sociale veiligheid sterker

Een begeleider beschuldigde is geen tegenhanger van de vertrouwenspersoon en ook geen belangenbehartiger tegenover de melder. Beide rollen dragen bij aan hetzelfde doel: een zorgvuldig, veilig en professioneel proces voor alle betrokkenen, maar vanuit een ander mandaat en met andere deskundigheid.

Een veilige organisatie beschermt niet slechts één kant. Zij zorgt voor opvang van melders, zorgvuldig onderzoek waar dat nodig is, duidelijke verantwoordelijkheden voor leidinggevenden én passende ondersteuning voor degene over wie een melding is gedaan. Daadkracht zonder zorgvuldigheid leidt gemakkelijk tot juridisering, isolatie en verdere beschadiging. Goede begeleiding kan juist ruimte creëren voor reflectie, herstel en het nemen van verantwoordelijkheid. De vertrouwenspersoon vervult daarin een onmisbare rol. Juist daarom moeten we voorkomen dat die rol wordt opgerekt totdat alles eronder valt.

Organisaties hebben behoefte aan deskundigheid die de kwaliteit van het proces bewaakt wanneer een medewerker wordt beschuldigd. In sommige situaties vraagt dat om een begeleider beschuldigde met een eigen mandaat en eigen expertise. Niet als concurrent van de vertrouwenspersoon, maar als aanvulling daarop.

Sociale veiligheid wordt niet alleen bepaald door wat er aan tafel wordt gezegd, maar ook door wie er aan tafel zit en vanuit welke rol. Pas wanneer iedere professional weet waarvoor hij of zij verantwoordelijk is, ontstaat ruimte voor eerlijke processen, passende ondersteuning en sociale veiligheid voor iedereen.

Ik hoop dat deze bijdrage wordt gezien als een uitnodiging om het gesprek hierover voort te zetten. Het gezamenlijke doel blijft immers hetzelfde: sociale veiligheid versterken door zorgvuldige processen en heldere rolafbakening.

Dorine Zonneveld