Woorden doen ertoe. Met de woorden die we kiezen, geven we vorm aan ons verhaal en aan de manier waarop we dat met anderen delen. Dat geldt misschien wel nergens zo sterk als in het werk van een vertrouwenspersoon, waar vertrouwen de basis vormt van ieder gesprek.

In mijn werk als vertrouwenspersoon en als opleider van toekomstige vertrouwenspersonen kijk ik vanuit verschillende perspectieven naar het vak. Wat me daarbij steeds opnieuw opvalt, is dat er vragen ontstaan over de woorden die we gebruiken om vertrouwelijkheid uit te leggen. Niet zozeer over de regels zelf, maar over hoe we die verwoorden. Met name de termen ‘vertrouwelijkheid, tenzij’ en ‘het doorbreken van vertrouwelijkheid’ zorgen regelmatig voor verwarring en twijfel. Vooral bij vertrouwenspersonen in opleiding merk ik hoe lastig die formuleringen kunnen zijn. Dat begrijp ik heel goed.

Het woord doorbreken roept een krachtig beeld op. Alsof je iets afbreekt of kapotmaakt. Het wekt de indruk dat er iets wezenlijks verloren gaat zodra zich een uitzonderingssituatie voordoet. Maar doorbreken we op zo’n moment werkelijk het vertrouwen?

Vertrouwelijkheid vraagt om zorgvuldigheid.

In het Visiedocument Vertrouwelijkheid, tenzij en in de LVV gedragscode voor vertrouwenspersonen staat vertrouwelijkheid centraal als essentiële voorwaarde voor het functioneren van de vertrouwenspersoon. Die vertrouwelijkheid biedt medewerkers de ruimte om in gesprek te gaan en zelf de regie te houden over mogelijke vervolgstappen.

De gedragscode is daar helder over. De vertrouwenspersoon staat naast de melder, met respect voor diens eigen regie. Handelen tegen de wil van de melder is alleen aan de orde wanneer wettelijke bepalingen daartoe verplichten of wanneer sprake is van een zodanig conflict van plichten dat gewetensnood ontstaat. Juist in zo’n uitzonderingssituatie doet het woord doorbreken naar mijn idee onvoldoende recht aan wat zorgvuldig handelen kan betekenen.

De vraag is dan niet alleen óf informatie gedeeld moet worden, maar ook welke informatie noodzakelijk is, met wie die wordt gedeeld en hoe de melder daarin wordt meegenomen. Vertrouwelijkheid verdwijnt daarmee niet in één keer; zij vraagt in zo’n situatie om een zorgvuldige afweging. 

Wat verandert er dan wél?

Wat in een uitzonderingssituatie verandert, is de manier waarop de vertrouwenspersoon met de ontvangen informatie omgaat. In de meeste gevallen blijft wat een melder vertelt vertrouwelijk. Soms kan zich echter een situatie voordoen waarin het noodzakelijk is om te overwegen bepaalde informatie te delen. Bijvoorbeeld vanwege een wettelijke verplichting, een ernstig en acuut veiligheidsrisico of een conflict van professionele verantwoordelijkheden.

Denk bijvoorbeeld aan een registeraccountant die ook vertrouwenspersoon is. Wanneer tijdens een vertrouwelijk gesprek informatie naar voren komt over mogelijke fraude, kunnen de verantwoordelijkheden die bij beide rollen horen met elkaar botsen.

Ook een vertrouwenspersoon in het onderwijs of de sport kan tijdens een gesprek signalen ontvangen die wijzen op ernstig gevaar voor een minderjarige. In zo’n uitzonderlijke situatie kunnen wettelijke verplichtingen of professionele verantwoordelijkheden een rol gaan spelen.

Dit zijn uitzonderingssituaties en juist daarom vragen ze om een uiterst zorgvuldige afweging. Welke informatie is werkelijk noodzakelijk om te delen? Met wie? Moet daarbij ook de identiteit van de melder of de bron van de informatie bekend worden? En als informatie kan worden gedeeld zonder de bron prijs te geven, spreken we dan nog steeds van het doorbreken van vertrouwelijkheid?

Niet doorbreken, maar zorgvuldig afwegen.

Het Visiedocument Vertrouwelijkheid, tenzij maakt duidelijk dat afwijken van vertrouwelijkheid nooit een automatisme mag zijn. Het beschrijft een zorgvuldig proces van afwegen, waarin proportionaliteit, subsidiariteit en het zoveel mogelijk beschermen van de melder centraal staan.

Ook de gedragscode voor de LVV-registervertrouwenspersoon sluit daarbij aan. De melder wordt al tijdens het eerste gesprek geïnformeerd over de grenzen van de vertrouwelijkheid. Ontstaat later een situatie waarin mogelijk informatie moet worden gedeeld, dan wordt de melder daarover geïnformeerd. De vertrouwenspersoon spant zich in om de identiteit van de melder zoveel mogelijk te beschermen en zoekt, waar mogelijk, samen met de melder naar een passende route. Voor mij is dat wezenlijk iets anders dan simpelweg spreken over het doorbreken van vertrouwelijkheid. Het gaat om professioneel handelen in uitzonderlijke omstandigheden: afwegen wat noodzakelijk is om te delen, met wie en op welke manier, en tegelijkertijd zoveel mogelijk bescherming bieden aan de melder en de bron van de informatie. Juist daarom is het de vraag of het woord doorbreken wel recht doet aan wat er in zo’n situatie daadwerkelijk van een vertrouwenspersoon wordt gevraagd.

Waarom doet dat onderscheid ertoe?

Een medewerker die hoort dat een vertrouwenspersoon onder bepaalde omstandigheden de vertrouwelijkheid kan doorbreken, kan daaruit opmaken dat de regie over het eigen verhaal op zo’n moment verloren gaat. Alleen al dat beeld kan een drempel vormen om vrijuit te spreken.

Ook bij vertrouwenspersonen in opleiding merk ik wat woorden kunnen oproepen. Tijdens de basisopleiding zie ik regelmatig dat cursisten de term doorbreken letterlijk nemen. Alsof er maar twee mogelijkheden zijn: óf ik handel vertrouwelijk, óf ik verbreek het vertrouwen. Terwijl de praktijk veel genuanceerder is.

Juist daarom denk ik dat we kritisch mogen kijken naar de taal die we gebruiken.

Misschien mag onze taal met het vak meebewegen

Het vak van vertrouwenspersoon heeft zich de afgelopen jaren verder ontwikkeld. We spreken over professionele afwegingen, transparantie en ethische dilemma’s. Die zorgvuldigheid zien we terug in de gedragscode, in het Visiedocument Vertrouwelijkheid, tenzij en ook in het protocol dat beschrijft hoe te handelen wanneer zich een uitzonderingssituatie voordoet. Ik denk dat het tijd is om onze terminologie tegen het licht te houden.

Die gedachte is bij mij niet van de ene op de andere dag ontstaan. Jarenlang was ik als bestuurslid nauw betrokken bij de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV) en bij de ontwikkeling van ons vak. Pas nu ik daar wat meer afstand van heb, merk ik dat ik anders naar sommige vanzelfsprekendheden kijk. Ook naar de taal die we binnen het vak zijn gaan gebruiken.

De term doorbreken van vertrouwelijkheid is daar voor mij een voorbeeld van. Niet omdat de zorgvuldigheid achter de werkwijze ontbreekt – integendeel – maar juist omdat ik me afvraag of de term wel recht doet aan die zorgvuldigheid. Zelfs het protocol waarin die zorgvuldige werkwijze wordt beschreven, draagt de naam Protocol Doorbreken Vertrouwelijkheid. Als de werkwijze zoveel genuanceerder is, waarom noemen we haar dan nog doorbreken?

Zelf zou ik liever spreken over zorgvuldig omgaan met uitzonderingen op vertrouwelijkheid. Niet als dé nieuwe term, maar als uitnodiging om samen te onderzoeken welke woorden beter passen bij wat we in de praktijk daadwerkelijk doen. Want het gaat om zorgvuldig afwegen welke informatie noodzakelijk is om te delen, met wie en op welke manier, zonder daarbij vanzelfsprekend de identiteit van de melder prijs te geven.

Daarom mijn uitnodiging aan collega’s, opleiders, bestuurders en iedereen die betrokken is bij het vak: laten we niet alleen blijven investeren in de kwaliteit van ons handelen, maar ook het gesprek voeren over de taal waarmee we dat handelen beschrijven.

Want woorden doen ertoe.

Zeker in een vak waarin vertrouwelijkheid zo’n essentiële plaats inneemt.

Gerda Arends-Ruitenberg